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個人情報保護方針

個人情報保護に関する基本的な方針

18710005_JP当社は、個人情報保護に対する社会的要請を十分に認識し、個人情報および特定個人情報(以下、個人情報等という)の適正な取扱いを推進していくことが、公共性を有する不動産業者としての重大な社会的責務と考えております。
当社は、このような責務を十分果たしていくとともに、安心・安全なサービスを提供し、皆様に信頼される企業であり続けるため、「不動産業における個人情報保護に関するガイドライン」及び「宅地建物取引業第45条守秘義務」、以下の基本方針に従い、全社を挙げてお客様と当社社員の個人情報等の保護を徹底してまいります。

  1. 当社は、個人情報等の取得にあたり、本人へ、個人情報等の利用目的を明確に定めるとともに、本人から同意を得、その利用目的の達成に必要な範囲内で適正に個人情報を取り扱います。また、利用目的以外で個人情報を利用しないよう厳重に管理致します。ただし、利用目的の変更を行う場合は、社内手順に基づきその利用目的を明示し、再度本人から同意を得ます。また、個人情報等を正確かつ最新の内容に保ちます。
  2. 当社は、個人情報等の保護に関連する法令等の規定に従って個人情報等の適正な取扱いを行っていくなど、法令遵守の徹底をしてまいります。
  3. 当社は、個人情報等への不正アクセスや漏えい、滅失又はき損などを防止するため、各種の基準・ガイドライン等を参照しつつ、必要な安全管理措置を講じます。また、不具合については、速やかに対応し、更なる改善に努めます。
  4. 当社は、個人情報等を取り扱う業務に従事する者に対して必要な教育研修等を実施するとともに適切な監督を行います。また、個人情報等の取扱いを外部に委託する場合には、守秘義務契約の締結等により委託先においても適正に取り扱われるよう管理、監督します。
  5. 当社は、個人情報等の取扱いに関するお客様からのご意見・ご相談等に対して適切に対応します。
  6. 当社は、個人情報等の適正な管理のため、個人情報保護を推進する委員会を置くとともに各組織に個人情報保護に関する責任者を配置する等の責任体制を整備します。
  7. 当社は、個人情報等の保護の一層の推進のため、管理体制、安全管理措置その他必要な措置の継続的な改善を致します。

なお、当社は、個人情報等のみならず、法人その他の団体のお客様に関する情報についても等しく厳格に保護していくことが重要であるものと認識しております。当社は、これらの情報についても個人情報等と同様に適正に取り扱ってまいります。

株式会社 川商ハウス
代表取締役社長 西田 隆昭

制定日:2007年09月01日
改定日:2015年11月01日
個人情報問い合わせ窓口
総務部 個人情報管理担当者
電話 099-226-7111(土日祭日と年末年始を除く9時~18時)

当社の個人情報の取扱について

個人情報の取扱に関する基本姿勢

当社は、「個人情報保護に関する法令」、「個人情報保護マネジメントシステム(JISQ15001)」および「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づき規定を策定し、個人情報および特定個人情報(以下、個人情報等という)の取扱及び保護について遵守致します。

1 お客様の個人情報の取得

個人情報の取得は、適法かつ公正な手段にておこないます。その場合、個人情報の利用及び提供の範囲を可能な限り明らかにしてご本人様の同意を得るものとします。
ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合や、次のいずれかに該当する場合はご本人の同意を必要とせずに取得させていただくこともあります。

  1. 利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
  2. 利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合。
  3. 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
  4. 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合。
  5. 法令に基づく場合。
  6. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  7. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  8. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

2 お客様の個人情報の利用目的

  1. 物件情報を取引の相手方探索のために利用します。
  2. 物件情報をインターネット、チラシ等広告をするために利用します。
  3. 物件情報を、取引の相手方探索のため指定流通機構の物件検索システム(レインズ)に登録する場合があります。なお契約後、指定流通機構(宅地建物取引業法により、国土交通大臣の指定を受けた機構。)に対し、成約情報(成約情報は、成約した物件の、物件概要、契約年月日、成約価格などの情報で、氏名は含みません。)を提供します。指定流通機構は、物件情報及び成約情報を指定流通機構の会員たる宅地建物取引業者や公的な団体に電子データや紙媒体で提供することなどの宅地建物取引業法に規定された指定流通機構の業務のために利用します。
  4. 物件情報を、取引の相手方探索のため認定流通機構の物件検索システムに登録する場合があります。なお契約後、認定流通機構に対し、成約情報(成約情報は、成約した物件の、物件概要、契約年月日、成約価格などの情報で、氏名は含みません。)を提供します。
  5. 不動産の売買契約又は賃貸契約の相手方を探索すること及び売買、賃貸借、仲介、管理等の契約を締結し、契約に基づく役務を提供することに利用します。
  6. 管理が伴う場合には、管理委託契約業務履行のため利用します。
  7. 上記、①から⑥の業務に付随する、お客様にとって有用と思われる当社及び提携先のご案内や商品の発送、関連するアフターサービス、また、管理においてのメンテナンス等の業務に関するお知らせ等に利用します。
  8. 宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿及びその資料として保管します。
  9. 不動産の売買、賃貸等に関する価格査定に利用します。価格査定に用いた成約情報は、宅地建物取引業法第34条の2第2項に規定する「意見の根拠」として仲介の依頼者に提供することがあります。
  10. 「5.個人情報の第三者への提供」記載の第三者に提供します。
  11. 当社の電話で取得しました個人情報は、お客様対応の社員教育に利用させていただきます。

3 当社が保有している個人情報と利用目的(業務)

  1. 当社は、当社との不動産取引に伴い賃貸物件の入居希望者様・入居者様、売買物件の申込者様・購入者様、管理もしくは媒介の委託を受けた不動産の所有者その他権利者様から受領した申込書、契約書(以下、「契約書など」という)に記載された個人情報、その他適正な手段で入手した個人情報を有しています。
    具体的内容は、「表1 個人情報の主たる利用目的」に示します。
  2. お客様との契約の履行、賃貸取引にあっては契約管理、売買取引にあっては契約後の管理・アフターサービス実施のため利用します。
  3. 当社は、当社の他の不動産物件におけるサービスの紹介並びにお客様にとって有用と思われる当社提携先の商品・サービス等をご紹介するために、お客様の個人情報のうち住所、氏名、電話番号、メールアドレスの情報を利用させていただきます。このための利用は、お客様からの申し出により取り止めます。
  4. 当社は、契約書などに記載の売主、買主、賃貸人、賃借人、連帯保証人、入居者(以下、「契約関係者」という)から契約書などに含まれる情報について請求があった場合、契約関係者より当社指定の開示請求書と本人確認証の写しを提出頂くことで、契約書などに含まれる情報について開示致します。開示請求書(契約書など)PDF

4 当社が保有している個人情報等と利用目的(従業員・お取引先)

当社が、お取引先などからお預かりしました個人情報等並びに従業員の個人情報等は、下記の目的で利用致します。
①お取引先の場合
名刺の授受、管理、連絡及び情報の受渡し、請求及び支払いなど、お取引先との適正な業務運営のために利用致します。
②従業員の場合
人事・労務・給与・経理・福利厚生に関する業務、及び緊急連絡用に利用し、当社の運営を効率且つ円滑に行う目的で適切に利用致します。

個人情報の主たる利用目的

賃貸業務・賃貸管理業務に関する情報

Ⅰ.借主
  • お客様受付カード、サイトからの資料請求フォーム
    お客様の情報や希望条件を記入して頂き、物件の紹介と来客に関する集計のため
  • 賃貸物件調査チェックリスト
    貸主からの物件の媒介または管理を依頼されたときに、当該物件につき情報を得、整理しておくため
  • 入居申込書
    入居希望者に契約申込の意思表示をしてもらうため。その他お客様が希望されるサービスを提供するため。
  • 公的身分証明書(機微な情報を含む場合があります)、印鑑証明書
    入居希望者の本人確認をするため
  • 入居希望者の入居資格に関する参考資料
    貸主に対し、入居希望者についての情報を提供し、貸主が契約締結を判断するため
  • 賃重要事項説明書
    宅地建物取引業法第35条に定める重要事項を説明するため
    宅地建物取引業法第49条に基き写しを取引台帳として5年以上保存します
  • 賃貸借契約書
    不動産取引における当事者の契約関係を明確にするとともに、宅地建物取引業法第37条に定める書面を交付するため。
    賃貸管理業務を円滑に行なうため。
    宅地建物取引業法第49条に基き写しを取引台帳として5年以上保存します
  • 連帯保証人引受承諾書
    連帯保証人が特定の賃貸借契約につき、連帯保証する意思があることを明らかにするため
  • 入退去時の物件状況及び原状回復確認リスト
    入退居時に、物件の状態を確認するため
  • 鍵受領書
    借主に鍵を渡したことを証明するため
  • 月次報告書
    貸主に対し、物件の管理状況を報告するため
  • 賃料等収納状況表
    賃料等の収納状況について貸主に報告するため
    賃料等収納金の送金について 領収した賃料等について、貸主への送金報告のため
    家賃未払いのお知らせ 家賃等滞納につき、借主に知らせ、支払をうながすため
  • 家賃滞納督促
    家賃未払いのお知らせでも賃料の滞納が改善されない場合に、借主に催告するため
  • 賃料支払い確約書
    借主に滞納家賃の支払いを約束してもらうため
  • 賃貸借契約解除通知書
    契約期間中に貸主あるいは借主の都合により賃貸借契約を終了させるため
  • 期間満了・更新のお知らせ
    契約期間が満了するにあたり、貸主側で契約更新をしてもよいと考えている場合、借主の意向を確認するため
  • 退去案内通知
    退去手続きが円滑にいくように、借主に対し、退去の際の手引きとして案内するため
  • 修繕費負担額合意書
    退去時の修繕、原状回復費用を合意するため
  • 敷金精算証明書
    敷金返還の際に精算内容を明らかにするため
  • 定期借家の説明書
    定期建物賃貸借契約の場合で、契約締結前に貸主から借主に対し説明をするため
  • 定期借家契約終了についての通知
    定期建物賃貸借契約で、期間終了の1年前から6ヶ月前までに貸主から借主に対し通知するため
  • マイルームクラブ申込みフォーム
    借主が利用する「マイルームクラブ会員向けサイト」の申し込みのため
  • お部屋安心サポート契約書
    借主又は入居者へ「お部屋安心サポート」のサービスを提供するため
Ⅱ.貸主
  • 賃貸物件調査チェックリスト
    貸主からの物件の媒介または管理を依頼されたときに、当該物件につき情報を得、整理しておくため
  • 登記簿、測量図、公図、図面、写真、間取り図
    当該物件の権利関係、状況、隣地、境界、位置関係、面積等を明確にするため
  • 顧客物件台帳
    媒介または管理を依頼された物件を、顧客ごとに整理しておくため
  • 依頼物件の個別賃貸条件
    個別の物件ごとに賃貸条件を整理し、入居希望者に対し適切な情報提供をできるようにするため
  • 業務委託証明書(賃貸借契約締結に関わる代行処理依頼書)
    賃貸借契約の場に貸主が出席しない場合、宅地建物取引主任者が使者となり、貸主を代行して契約を締結するため
  • 管理委託契約書
    貸主が当社に対し不動産の管理を委託するため
  • 賃貸借媒介・代理契約書
    貸主が当社に対し目的物件の媒介または代理を依頼するため

売買業務に関する情報

  • お客様受付カード、サイトからの資料請求フォーム
    お客様の情報や希望条件を記入して頂き、物件の紹介と来客に関する集計のため。その他お客様が希望されるサービスを提供するため。
  • 価格査定報告書
    当該物件を売却するにあたって価格査定をするため
  • 登記識別情報通知書、権利証、登記簿
    当該物件の所有権や所有権以外の権利関係を確認するため
  • 測量図
    当該物件の面積を判別するため
  • 図面、写真、間取り図
    当該物件の状況をより明確に示すため
  • 公図
    当該物件の隣地、境界、位置関係を明確にするため
  • 公的身分証明書(機微な情報を含む場合があります)、印鑑証明書
    お客様ご本人確認のため
  • 媒介契約書
    当該物件の売却、購入に係わる媒介行為の依頼を受けるため
    物件情報を取引の相手方探索のため利用するため
  • 住宅ローン関係申請書類等、課税証明書、源泉徴収票、公的身分証明書
    金融機関に対するお客様の住宅ローン申請のため
  • 諸費用一覧表
    お客様の不動産取引に係わる諸費用を一覧で表示するため
  • 資金計画表
    お客様にローンの資金繰りを説明する時に使用
  • 不動産買付証明書
    お客様の購入意思確認のため
  • 不動産売渡証明書(不動産売渡承諾書)
    お客様の売却意思確認のため
  • 重要事項説明書
    宅地建物取引業法35条に定める重要事項を説明するため。宅地建物取引業法第49条に基き写しを取引台帳として5年以上保存します
  • 売買契約書(賃貸借契約締結に関わる代行処理依頼書)
    不動産取引における当事者の契約関係を明確にするとともに宅地建物取引業法第37条に定める書面を交付するため。宅地建物取引業法第49条に基き写しを取引台帳として5年以上保存します
  • 建築確認通知書、検査済証
    建築基準法上の建築確認通知、竣工検査を証するため
  • 委任状
    不動産取引にあたり委任する内容を明らかにするため
  • 固定資産税・都市計画税納税通知書、管理費・修繕積立金等清算書
    固定資産税やマンション管理費等の精算のため
  • 付帯設備及び物件状況確認書
    お客様から付帯設備の状況及び物件の状況についての確認をとるため
  • 実測精算確認書
    売買対象物件の土地の実測面積を確認するため
  • 売買物件引渡確認書
    売買対象物件を売主が買主に対し引き渡しを完了したことを確認するため
  • 所有者変更通知
    区分所有者が変更になった旨の通知(賃借人、水道局、管理会社等への手続き)
  • 固定資産税・都市計画税に係わる念書
    売買契約時点で固定資産税・都市計画税の納税通知書が交付されていないことにより後日、公租公課の支払い負担を明らかにするため
  • 鍵受領書
    売主、買主間で当該物件の鍵を受領したことを確認するため

次の場合、当社は利用及び提供の承認手順に基づき、個人情報の利用及び第三者提供ができるものとします。

  1. 法令に基づく場合。
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

5 個人情報の第三者への提供

当社が保有する個人情報は、お客様との契約の履行、賃貸取引にあっては契約管理、売買取引にあっては契約後の管理・アフターサービスの実施のため、業務の内容に応じて、氏名、住所、電話番号、生年月日、不動産物件情報、成約情報を、書面、郵便物、電話、インターネット、電子メール、広告媒体等で次の①~⑫記載の第三者に提供されます。なお、お客様からの申出がありましたら、提供は停止いたします。

  1. お客様から委託を受けた事項についての契約の相手方となる者、その見込者
  2. 他の宅地建物取引業者
  3. インターネット広告、その他広告の掲載事業者及び団体
  4. 指定流通機構(専属専任媒介契約、専任媒介契約が締結された場合には、宅地建物取引業法に基づき、指定流通機構への登録及び成約情報の通知が宅地建物取引業者に義務付けられます。)
  5. 認定流通機構
  6. 登記・評価に関する司法書士、土地家屋調査士、不動産鑑定士
  7. 融資等に関する金融機関関係
  8. 対象不動産について管理の必要がある場合における管理業者(リフォーム、営繕業者等)
  9. 当社の管理が生じる場合は、管理委託契約の重要事項説明書に定める業務委託先及び管理費引き落としの際の振込先金融機関、管理組合役員
  10. 入居希望者様の信用照会のための信用情報機関(マイルームクラブ、火災保険、賃貸借保障等)
  11. 入居者様が賃料を滞納した場合の滞納取立者
  12. 法的機関

6 個人情報等の保護対策

  1. 当社の従業者に対して個人情報保護のための教育を定期的に行い、お客様の個人情報を厳重に管理いたします。
  2. 当社のデータベース等に対する必要な安全管理措置を実施いたします。

7 個人情報等の処理の外部委託

当社が保有する個人情報等の扱いの全部又は一部について外部委託をするときは、必要な契約締結し、適切な管理・監督を行います。

8 個人情報の任意性

利用目的の達成に必要な個人情報を当社に提供していただきます。必ずしもすべての情報を提供していただく必要はありませんが、特定の個人情報を提供いただけない場合は、ご希望に沿った物件が出てきたときにお知らせすることができない場合や、契約をお引き受けできない場合がございます。

9 クッキーの利用について

当ホームページでは、一部のページでクッキーを使用しております。クッキーは、ウェブサーバが各サイトにアクセスした機器を識別するために、アクセスしてきた機器に書き込むデータのことです。
なお、クッキーについては、受け取りを拒否したり、受け取ったクッキーを削除することが可能です。

10 WEBにおけるお問い合わせと物件検索について

当ホームページでは、「お問い合わせ」と「物件情報」のページをアクセスするとホストアドレス(但し、個人を特定できない)を取得し、その情報を物件のアクセス件数の集計に利用します。

11 ご注意

当社ホームページのリンク先インターネットサイトにおいて、閲覧者が提供する個人情報の取り扱いについては、当社は一切責任を負いかねます。各リンク先における個人情報の取り扱いに関する定め等をご覧ください。

12認定個人情報保護団体の対象事業者における、個人情報の取扱いに関する苦情の解決の申出先

一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
住 所:〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電 話:0120-700-779 【当社の商品・サービスに関する問い合わせは、099-226-7111へご連絡ください。】

13 個人情報の開示請求及び訂正、利用の停止等の申出及び取扱に関する苦情、お問い合わせについて

お客様より、個人情報取扱に関する各種お問合せ及びご相談窓口は次のとおりです。お客様よりご提供いただきました個人情報は、お客様のご意思により、確認、訂正、削除を行うことができます。
その際に、当社へ請求書(内容訂正等請求書・開示請求書・利用停止請求書など)と身分証明書を提示して頂き、お客様ご本人の確認作業を行わせていただく場合がございます。
ご本人様であることを確認させていただいた後に、ご要請いただいた確認、訂正あるいは削除の作業を適正に行わせていただきます。

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各種お問合せ・相談窓口

電 話:(099)226-7111 FAX:(099)224-2266
E-Mail:privacy@myroomclub.jp
受付時間:9時~18時

個人情報取扱事業者

郵便番号:892-0838
住  所:鹿児島県鹿児島市新屋敷町1番7号
商  号: 株式会社 川商ハウス
代表者氏名:西田 隆昭

以上

KAWASHOHOUSE Co Ltd.
1-7 shinyashiki-cho, Kagoshima City, Kagoshima Pref .892-0838

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